Comment dématérialiser en entreprise ?
La récente pandémie a permis de démocratiser le télétravail et la numérisation dans tous les secteurs d’activité. Beaucoup de taches et de services d’entreprises se font de plus en plus sur internet. Tout cela est possible grâce à la dématérialisation.
Qu’est-ce donc que la dématérialisation ? Et comment la mettre en place lorsqu’on se trouve en entreprise ?
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En quoi consiste la dématérialisation ?
La dématérialisation, c’est le fait de remplacer une chose physique au profit de son équivalent numérique. En entreprise, il existe deux types de dématérialisation. Il s’agit de la dématérialisation des supports d’information et la dématérialisation des services. Elles se complètent et représentent un atout stratégie pour une entreprise.
La dématérialisation permet à une entreprise d’automatiser certaines tâches et de gagner de temps et de l’argent. Si vous avez envie d’en apprendre plus sur la gestion d’entreprises, rendez-vous sur Clept.org. Pour mener à bien un projet de dématérialisation, une entreprise doit :
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- Faire un diagnostic de la situation de l’entreprise ;
- Définir les besoins en dématérialisation de l’entreprise ;
- Faire un choix parmi les solutions de dématérialisation disponibles ;
- Adapter ces solutions aux besoins de l’entreprise ;
- Impliquer tous les collaborateurs.
La dématérialisation des supports d’information
La dématérialisation en entreprise commence par les documents. Un projet de dématérialisation de documents se déroule en trois phases. Il s’agit de :
- La numérisation de documents ;
- La gestion électronique des documents ;
- L’archivage électronique.
La numérisation des documents se réalise à l’aide d’outils de lecture automatique de documents, de reconnaissance automatique de documents ou de reconnaissance optique de caractères. La gestion électronique des documents quant à elle permet d’organiser l’ensemble des documents électroniques. Elle se fait à l’aide de logiciels.
Ces derniers aident à regrouper et à classer tous les documents électroniques dans une base de données centralisée consultable par tous les collaborateurs. Un système d’archivage électronique assure ensuite la conservation, la sécurité et l’intégrité de l’ensemble des documents électroniques.
La dématérialisation des services
La dématérialisation des services permet aux utilisateurs ou clients d’avoir un accès aux services d’une entreprise par internet. Elle permet aussi aux employés de l’entreprise de travailler à distance. En fonction du type de services que l’entreprise propose, leur dématérialisation peut se faire plus ou moins rapidement.
Il s’agira par exemple de proposer des catalogues et la vente sur internet en ce qui concerne les services de vente. Il n’y a pas une démarche spécifique à suivre pour dématérialiser un service. Il revient plutôt de trouver ou de développer une solution numérique qui propose les mêmes services déjà proposés par l’entreprise.
En résumé, la dématérialisation en entreprise est un processus qui se réalise progressivement et doit tenir compte de certains éléments. Elle commence par le remplacement des supports papier par des supports numériques. Ensuite, les services sont peu à peu remplacés par des solutions en ligne.
